KSeF – przygotowanie firm do nowej ery fakturowania

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to projekt, który ma na celu uproszczenie procesu fakturowania w Polsce i usprawnienie przepływu dokumentów podatkowych. Chociaż system ten niesie za sobą wiele korzyści, wymaga on solidnego przygotowania się do nowych regulacji i dostosowanie swoich procesów do wymogów cyfrowej gospodarki, dlatego jego wdrożenie zostało przesunięte na początek 2026 roku. Decyzja ta daje firmom więcej czasu na przygotowanie.

Czym jest KSeF i dlaczego ma znaczenie?

KSeF (więcej na https://www.comarch.pl/krajowy-system-e-faktur-ksef/) to platforma umożliwiająca elektroniczne wystawianie, przesyłanie i archiwizowanie faktur w jednolitym formacie. Dla przedsiębiorców oznacza to uproszczenie procedur księgowych, zmniejszenie liczby błędów oraz szybszy obieg dokumentów. System pozwala także na lepsze monitorowanie transakcji przez administrację skarbową, co może pomóc w walce z oszustwami podatkowymi.

Z perspektywy firm KSeF może przynieść realne oszczędności i poprawić efektywność działania. Jednakże, aby w pełni wykorzystać jego potencjał, konieczne jest odpowiednie przygotowanie.

Dlaczego przesunięcie terminu jest korzystne?

Pierwotny termin wdrożenia KSeF ustalono na lipiec 2024 roku, jednak liczne uwagi ze strony biznesu i branży IT skłoniły rząd do zmiany daty na 1 lutego 2026 roku. Dłuższy okres przygotowawczy to szansa na:

• Lepsze dostosowanie systemów informatycznych – wielu dostawców oprogramowania księgowego nadal pracuje nad wdrożeniem modułów wspierających KSeF.
• Edukację i szkolenia pracowników – firmy mają więcej czasu na organizację warsztatów i sesji edukacyjnych.
• Przeprowadzenie testów – przedsiębiorstwa mogą dokładnie sprawdzić nowe procesy przed ich wprowadzeniem na szeroką skalę.

Kroki, które powinny podjąć firmy

Chociaż termin został przesunięty, warto już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia KSeF. Oto kilka kluczowych działań, które pozwolą na sprawne przejście do nowego systemu:

1. Przegląd obecnych procesów – analiza obecnego sposobu wystawiania i przechowywania faktur pozwoli zidentyfikować obszary wymagające zmiany.
2. Współpraca z dostawcami IT – warto skontaktować się z firmami odpowiedzialnymi za systemy księgowe, aby upewnić się, że oprogramowanie będzie gotowe na czas.
3. Edukacja zespołów księgowych – szkolenia i warsztaty pozwolą pracownikom lepiej zrozumieć nowe procedury i unikać błędów.
4. Testowanie nowych rozwiązań – przeprowadzanie testów pilotażowych pozwoli na wczesne wykrycie problemów i ich naprawę.

Korzyści wynikające z KSeF

Choć wdrożenie KSeF wymaga czasu i środków, system ten niesie za sobą wiele korzyści. Do najważniejszych należą:

• Zautomatyzowanie procesów – mniejsza liczba ręcznych operacji oznacza mniej błędów i szybsze rozliczenia.
• Transparentność finansowa – jednolity system archiwizacji faktur pozwala na lepsze monitorowanie transakcji.
• Oszczędności – eliminacja papierowych faktur to redukcja kosztów materiałów i przechowywania dokumentów.
• Poprawa relacji z kontrahentami – sprawniejszy obieg dokumentów może wpłynąć na poprawę współpracy z partnerami biznesowymi.

Wyzwania, które mogą się pojawić

Proces wdrażania KSeF nie jest pozbawiony wyzwań. Do najczęściej wskazywanych problemów należą:

• Koszty początkowe – implementacja nowego systemu może wiązać się z dodatkowymi wydatkami na oprogramowanie i szkolenia.
• Obawy przed błędami technicznymi – nowe systemy informatyczne zawsze niosą ryzyko usterek.
• Zmienność przepisów – firmy muszą śledzić zmiany legislacyjne, aby być na bieżąco z nowymi wymaganiami.

Przyszłość cyfrowego fakturowania

Odroczenie terminu wdrożenia KSeF to szansa dla przedsiębiorstw na lepsze przygotowanie się do nadchodzących zmian. System ten nie tylko uprości proces fakturowania, ale także wpisze się w szersze trendy cyfryzacji biznesu w Polsce. Warto wykorzystać dodatkowy czas na optymalizację procesów i edukację zespołów, aby wejście w nową erę fakturowania było płynne i efektywne.